De chaos ontworsteld: GTD

Als mindmappen je boeit, vraag je anderen naar hun toepassingen. Daarvoor zijn er legio internetforums, onder andere die van de softwarefabrikanten zelf. Dan loop je al snel aan tegen GTD. GTD?

GTD staat voor Getting Things Done en houdt in dat je alle losse eindjes uit je hersens verbant. Zodat je je geheugen en intelligentie voor belangrijker dingen kunt gebruiken. Die losse eindjes moeten straks natuurlijk wel weer goed op hun plaats vallen. Ingewikkeld? Nee. Discipline is het toverwoord. David Allen is de uitvinder.

Getting Things Done nodigt je uit alles wat je bezighoudt - hoe miniem ook - te verzamelen en in een INbak te doen om er daarna niet meer aan te denken. Je hoofd raakt leeg, je geest ontspant. Maar er moet vervolgens wel iets gebeuren. Dus die INbak ga je eens per week legen. En wel rigoureus: niets blijft achter. Alles wat eruit komt, gaat óf in de prullenbak, wordt gedelegeerd of, als de actie minder dan 2 minuten vergt, wordt direct uitgevoerd. Wat resteert zijn activiteiten die bezinning vragen: dat zijn de projecten. Die leiden tot Next Actions: wat moet er eerst gebeuren om het volgende in dit project mogelijk te maken. En die Next Actions zijn de hapklare brokken waarmee je aan de gang gaat.

Een systeem voor GTD kan vele vormen aannemen. Sommigen ‘zweren’ bij een compleet papieren systeem, dus met fysieke INbak en hangmappen met documenten en checklists, anderen zien het geheel zoveel als mogelijk onder te brengen op PDA en pc. Hoe je het ook inricht: het systeem moet je passen. En natuurlijk niet teveel tijd kosten. Want je kunt beter een simpel systeem hebben dat uitnodigt om goed te worden bijgehouden, dan eentje met toeters en bellen, waarschuwingen en overzichten, dat door omslachtigheid echter al snel in het slop raakt.

Kortom: een persoonlijke keuze, maar wel met een valkuil. Want als je daarvoor gevoelig bent, zit je al snel allerlei (vaak gratis) notitieprogrammaatjes en anderszins uit te proberen. Niet doen! Probeer het met de dingen die je hebt. Elektronisch of niet.

In mijn geval dus: een mindmap. Daarmee werk ik immers al jaren met plezier. Maar: de mindmap wordt al snel groot en complex, weinig overzichtelijk en dus: weinig uitnodigend. Daarmee ben ik op dit moment bezig. Opsplitsen is het devies. Maar GTD heeft bij mij inmiddels wel geresulteerd in een (blijvend) leeg bureau, een uitgemeste en dus snel toegankelijke hangmappenwagen en volledig overzicht over de postbakjes. Plus het gevoel dat niemand mij meer met iets kan ‘overvallen’ waarop ik niet had gerekend.

Alleen al dat laatste maakt GTD de moeite waard!